51.001:存款
批准
二零零七年十月十八日
雪莉·唐斯|会计
凯西·克伦德尔|执行副校长兼教务长
罗德里克J. 麦克戴维斯|总统
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概述
本政策为bet8九州登录入口的资金存款提供指导. 该政策符合第9条的规定.《官方网站》第38条(“公共款项的支付或存放”)，并指导基金会基金的审慎商业做法.
用于本文档的目的, “公共资金”和“基金”包括现金, 检查, 信用卡收据, 以及电子转账.
所有 资金必须在收到后的工作日存入相应的办公室, 除非, 在一个工作日结束时, 存款额不足一千元 和 资金可以得到保障. 在这种情况下, 存款可能会延迟到第三个工作日, 或者当手头的金额达到等于或大于1000美元时, 先到者为准.
不遵守押金期限将导致违规通知，将复制到相应的院长或副校长, 控制器, 以及审计署, 风险, 和遵从性.
Checks received at Ohio university made payable to "bet8九州登录入口" should be restrictively endorsed upon receipt; contact the assistant bursar for endorsement stamp specifications. Checks received at Ohio university made payable to the "bet8九州登录入口 Foundation" should also be restrictively endorsed upon receipt; contact the foundation accounting office for endorsement stamp specifications
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补助金和合同的存款会计
赠款和合同的存款(基金类型020和04X)以及配套基金(0200, 0300, 0600, 0700)应转发给赠款和合同会计, 连同所有随支票而来的文件.
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给bet8九州登录入口基金会的存款
基金会账户存款(基金类型100), 130和160)应转发给bet8九州登录入口基金会, 连同一份完整的“存款传输- OU基金会“形式.
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工厂存款会计
工厂账户的存款(基金类型06X)应转交给工厂会计, 连同所有随支票而来的文件.
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各部门收到的所有其他资金的存款
除本部分所列资金以外的资金存款 (B), (C), (D) 此保单的收据应连同“按金表格- OU.“包括任何其他必要的文件(如信用卡余额报告)和任何可能有助于确定资金用途的文件.
电子部门存款模块是可用的，它为部门提供了将存款输入出纳系统的能力. 然后，部门必须将系统分配的资金和存款号码提供给出纳办公室. 请与助理财务长联系，要求对电子部门存款模块进行培训.
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处理因未知原因收到的支票
一个部门应该收到支票吗, 支票的原因是未知的, 部门应该把支票寄出去, 连同所有随支票而来的文件, 到“一般会计”, 218套房, 西联合街办公中心."
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接受电子支付
想要通过网络或任何其他电子方式接受付款的部门必须与财务处协调活动.
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接受信用卡付款
任何愿意接受信用卡(通过互联网)支付的部门, 通过电话, 在人, 通过邮件, 或通过第三方供应商)必须与财务处协调活动. 保护我们客户的隐私，并遵守“格雷厄姆·利奇·比利法案”和“支付卡行业数据安全标准”(PCI DSS)。, 各单位必须遵循以下处理信用卡交易的指引. 遵守以下程序将有助于确保所有信用卡交易的完整性和安全性..
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信用卡交易必须亲自办理, 通过电话, 通过邮件, 或者通过安全的大学批准的互联网申请. 不接受透过电邮发送的信用卡资料，或透过电邮发送有关资料.
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在部门外分发的打印客户收据必须只显示信用卡号码的最后四位数字.
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当存储包含信用卡号码的纸质记录时, 一旦退款或纠纷不再可能发生，除最后四位数字外的所有数字都应涂黑, 但自交易之日起不得超过180天. 不将信用卡信息存储在客户数据库中, 电子表格, 或者移动存储设备. 纸质记录必须存放在上锁的房间或柜子里，只有授权的员工才能进入.
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信用卡处理将需要财务处的年度审查，以确认符合“支付卡行业数据安全标准”."
不遵守上述标准可能会导致你的部门被 要求停止 接受信用卡的行为.
如果信用卡记录以任何方式被泄露, 无论是出于恶意还是由于处理上的弱点, 处理, 或者存储信用卡交易, 立即 通知财务长或首席信息官或其指定人员的办公室，或两者兼而有之
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评论家
本政策的修订建议应由以下人员进行检讨:
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财务和行政副总裁
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控制器
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首席信息官